Der bliver stillet stadig større krav til behandlingen af data, og i det offentlige er behovet større end de fleste andre steder.
Data skal være tilgængelige, men de skal også være sikre. Data skal gemmes, men skal også kunne findes, og data må aldrig få lov at dø på en glemt filserver. Svaret er Information Lifecycle Management, eller ILM.
Effektiv brug af data og arbejdsgange
At borgerne i dag har aktindsigt, er bare en af de ting, der skal tages højde for allerede i planlægningen af, hvordan man gemmer sine data. Der skal samles data fra e-mails, dokumenter og databaser, og de skal gerne præsenteres i den rette sammenhæng. Beslutninger skal kunne dokumenteres, og der er en forventning, både fra borgere og offentlige myndigheder, om at man har fuldt overblik over den interne digitale viden.
En solid og gennemført ILM-løsning giver ikke alene en mere effektiv brug af data, men skaber også ekstraværdi ved at give en samlet adgang til alle data. Man bliver simpelthen klogere på egne arbejdsgange og får mulighed for at få et langt dybere indblik i organisationens data.
Adgang til al relevant information
Der stilles samtidig krav internt fra medarbejderne, der kan spare tid ved at have adgang til al relevant information digitalt i stedet for først at skulle finde den rigtige kollega, som derefter sender en kopi af den relevante information over e-mail. Information skal anvendes for at have værdi, og det kan en ILM-løsning sikre. En gennemført ILM-løsning betyder desuden mindre pres på it-afdelingen.
”Det kan blive meget komplekst at have styr på sine data, men med det rigtige udstyr, den rette software og ikke mindst den rette forståelse for hele livscyklussen, kan kompleksiteten fjernes. En ILM-løsning giver overblik over organisationens data og sikrer, at både interne og eksterne krav kan opfyldes, også selvom der senere sker ændringer,” siger Claes Allendorf som er ILM specialist fra Hewlett-Packard.
Tre slags data
Inden for det offentlige har man i stigende grad indført bestemmelser og regulativer for at sikre, at alle offentlige organisationer gemmer data på en ensartet måde. At gennemføre dem er dog næsten umuligt, hvis data er spredt i hele organisationen fra medarbejdernes mailboks til filservere og databaser. Det kræver en løsning, der dels afspejler brugernes behov og arbejdsgange, og dels sikrer, at både netværk og lagring af data sker optimalt.
”Vi har leveret adskillige løsninger til både erhvervsvirksomheder og det offentlige, og de sidste år har vi udvidet vores teknologi til at omfatte en komplet løsning, som sikrer data på de tre vigtigste ILM-områder: Elektronisk postarkivering, filer og databaser,” fortæller Claes Allendorf.
Printversion
